Come possono le piccole aziende utilizzare al meglio le comunicazioni convergenti?

Quasi tutte le grandi organizzazioni dispongono ormai di reti di comunicazione convergenti che permettono di convogliare voce, dati, video su rete fissa e rete mobile (Unified Communications) e contribuiscono in modo fondamentale all’efficienza e all’efficacia dei processi aziendali, grazie all’incremento delle prestazione e alla riduzione dei costi. Le piccole aziende sono generalmente più indietro, sia perché temono di dovere affrontare investimenti eccessivi ,sia perché spesso non hanno le competenze interne per realizzare con successo i progetti di unificazione delle reti. Per avere qualche indicazione pratica su questo argomento, abbiamo intervistato Giancarlo Magnaghi, giornalista tecnico, autore di libri e studi sul networking e titolare della società di consulenza Studio Magnaghi, che si occupa in maniera specifica di queste tematiche.

Quali sono i principali vantaggi delle Unified Communications?

Magnaghi: I vantaggi sono di tre tipi, e riguardano i costi delle infrastrutture tecnologiche (Capex), i costi di operativi di gestione (Opex), per manutenzione, canoni e traffico voce e dati, consumi energetici (con un minor numero di apparecchiature si c onsuma meno energia elettrica), infine i miglioramenti organizzativi: migliore servizio ai clienti, minori spese di viaggio, maggiore produttività e sicurezza sia logica che fisica. Per quanta riguarda gli impianti, la convergenza consente di realizzare un unico cablaggio, inteso sia come cablaggio fisico (cablaggio strutturato) che come copertura radio (tipicamente Wi-Fi), utilizzare i medesimi apparati per voce, dati e video invece di avere macchine dedicate. Questo consente anche di diminuire il numero di linee di telecomunicazione, adottando linee ADSL per sedi piccole e HDSL per quelle di maggiori dimensioni, per convogliare conversazioni telefoniche, mail, scambio file, navigazione Internet, accesso ai sistemi informativi aziendali, videoconferenza e videosorveglianza ,eliminando la distinzione tra linee voce e linee dati e creando una rete privata virtuale sicura (VPN). Dal punto di vista organizzativo, di solito conviene delegare la responsabilità di tutta l’infrastruttura di rete al responsabile dei sistemi informativi e avere un unico gestore per voce, dati telefonia fissa e mobile. Questo consente economie di scala, maggiore semplicità nei contatti commerciali e riduzione globale delle spese operative.

Quali sono le applicazioni che consentono i migliori risultati con modesti investimenti?

Per la aziende distribuite geograficamente, le applicazioni di telelavoro e in mobilità, utilizzando anche semplicemente strumenti gratuiti o a basso costo come Skype, Fax over IP, caselle vocali e segreterie telefoniche integrate con la posta elettronica (Unified Messaging), che danno la possibilità di creare uffici “virtuali” che aumentano enormemente la produttività. Con la videoconferenza, particolarmente utile per evitare gli spostamenti per le riunioni, si tagliano drasticamente i costi vivi di trasferta e si risparmia tempo prezioso, che può essere dedicato alle attività produttive.

Quali sono gli schemi tariffari più convenienti?

Non esiste una risposta univoca, poiché l’offerta degli operatori è molto variegata. Normalmente è meglio privilegiare le offerte a prezzo fisso (flat) o che comprendono una quantità significativa di traffico (semiflat). La cosa importante è che non bisogna limitarsi a confrontare le offerte dei vari gestori, perché’ sono costruite in modo da non essere facilmente confrontabili. Bisogna invece creare un profilo dei propri consumi basato sui dati storici (traffico telefonico, traffico dati, email, fax, etc) e verificare quale dei pacchetti soddisfa tutte le nostre necessità (traffico telefonico, fax, SMS, segreteria telefonica, mail, navigazione internet, possibilità di crittografare i dati, aree condivise su disco, trasferimento file, etc) e offre il minore costo per il nostro traffico globale. Le flotte aziendali di telefonia mobile e i pacchetti di comunicazione integrati offrono notevoli vantaggi anche per le piccole aziende: non ultimo la possibilità di disporre di smart phone in comodato.

Si può anche aumentare la sicurezza fisica?

Sicuramente, la videosorveglianza su IP consente di utilizzare sofisticate telecamere IP dotate di motion detection e di software in grado di analizzare e interpretare le immagini, anche al buio, e di reagire in modo automatico o a comando (per es. accendendo fari, azionando sirene di allarme o inviando messaggi a istituti di vigilanza o alle forze dell’ordine), è anche possibile utilizzarle come webcam per tenere sotto controllo installazioni remote con costi bassissimi. Per esempio, nel caso di aziende agricole, si possono utilizzare telecamere da esterno con alimentazione a pannelli solari e collegamento IP su rete mobile GPRS/UMTS per sorvegliare magazzini, frutteti, tettoie con macchine agricole.


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